Công ty sắp chuyển văn phòng, sếp giao cho bạn phụ trách công việc này nhưng bạn lại chưa có kinh nghiệm chuyển văn phòng? Bạn chưa biết phải chuẩn bị những gì để việc chuyển văn phòng của công ty đảm bảo nhanh gọn, an toàn, không xảy ra sai sót? Bỏ túi những kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp việc chuyển văn phòng tiến hành suôn sẻ và an toàn.

Bước 1: Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Nếu công ty bạn tự chuyển văn phòng thì bước này rất quan trọng vì bạn cần lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị dụng cụ đóng gói; sắp xếp, đóng gói đồ đạc đến khâu vận chuyển, lắp đặt ở địa điểm mới. Hãy viết tất cả những công việc cần làm, các đồ đạc cần chuyển đi. Phải đảm bảo là bạn không bỏ sót điều gì và bất cứ thứ gì nhé. Bạn cũng cần chuẩn bị một ít tờ giấy để ghi số thứ tự, danh sách những loại đồ đạc, trang thiết bị của công ty mà bạn định cất vào bên trong hộp đựng đồ. Việc này giúp bạn biết được vị trí chính xác của mọi đồ đạc mà không phải mất thời gian tìm kiếm.

Bước 2: Chuẩn bị dụng cụ, đồ đạc đóng gói

Sau khi tính toán được khối lượng đồ đạc cần chuyển, bạn cần chuẩn bị thùng carton với số lượng, kích thước phù hợp từng loại đồ đạc, thiết bị. Nếu có sẵn thùng đựng của các loại đồ đạc đó thì có thể tận dụng, nếu không bạn phải chuẩn bị mua thùng hộp mới và có thể tốn một khoản kha khá nếu công ty có nhiều phòng ban với nhiều đồ đạc. Bạn cũng đừng quên chuẩn bị băng dính bản to để đóng chặt các thùng hộp, mút, xốp mềm, vải bọc để bảo vệ đồ đạc không bi va chạm, trầy xước, đổ vỡ. Bạn cũng có thể tận dụng giấy, báo cũ để đóng gói những đồ đạc trong văn phòng cho tiết kiệm.

Bước 3: Sắp xếp và đóng gói đồ đạc

Những đồ đạc ít dùng bạn nên đóng gói trước; đồ đạc, thiết bị hay sử dụng đến gần ngày chuyển mới đóng gói để công việc đóng gói bớt dồn dập. Bạn cũng cần lưu ý để những thiết bị, đồ dùng đồng bộ với nhau vào cùng một thùng để khi đến văn phòng mới sẽ tiện tìm kiếm hơn. Đừng cố gắng chất quá nhiều đồ đạc vào một thùng sẽ làm đồ đạc dễ bị va chạm, đổ vỡ khi vận chuyển.

Sau khi đóng gói xong, bạn nên ghi chú ngoài thùng như bên trong có những loại đồ đạc gì, của phòng ban hay cá nhân nào, khi chuyển đến địa điểm mới thì thùng sẽ được đặt ở đâu, tầng mấy, phòng nào. Đặc biệt, với những đồ đạc dễ vỡ thì việc ghi bên ngoài là rất cần thiết.

Bước 4: Thanh lý đồ đạc cũ, không dùng đến

Trước khi chuyển văn phòng, bạn nên lên danh sách những đồ đạc cần thanh lý vừa đỡ mất công mua thùng hộp, công đóng gói, vận chuyển lại giúp công ty thu được một khoản tiền. Tài liệu không quan trọng, không dùng đến; tủ tài liệu, bàn ghế cũ; máy tính, máy in hỏng tốt nhất là nên thanh lý. Văn phòng mới cũng thoáng đãng, rộng rãi hơn vì không mất khoảng không gian để sắp xếp, bảo quản những đồ đạc này.

Bước 5: Cẩn thận với đồ đạc, giấy tờ có giá trị

Đối với các vật dụng, trang thiết bị hay máy móc quan trọng, yêu cầu kĩ năng tháo lắp thì cần phải nhờ đến những người có chuyên môn và kinh nghiệm. Đối với giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty, bạn cần cho vào một thùng riêng và chuyển đi. Vì những giấy tờ này liên quan đến bảo mật, công việc của công ty.

Công việc chuyển văn phòng tốn nhiều thời gian, công sức và nếu bạn tự mình chuyển sẽ rất vất vả. Biết bao công việc bạn phải tự mình làm: Chuẩn bị thùng hộp đóng gói; đóng gói đồ đạc; thuê xe tải; chuyển đồ lên xe; vận chuyển đến văn phòng mới; sắp xếp, lắp đặt tại văn phòng mới. Nếu tiến hành không cẩn thận, đồ đạc dể bị mất mát, hỏng hóc, đổ vỡ làm công ty tốn thêm chi phí mà cả nhân viên và sếp đều mệt vì phải tự làm hết mọi việc.

Tại sao không để dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giúp bạn? Chuyển văn phòng trọn gói KIẾN VÀNG là địa chỉ tin cậy để bạn giao phó tài sản công ty và yên tâm vì đồ đạc được đảm bảo an toàn, vận chuyển nhanh chóng đến địa điểm mới. KIẾN VÀNG mang đến dịch vụ chuyển văn phòng cam kết giá rẻ nhất tại Hà Nội, chuyên nghiệp, tận tâm, giúp bạn tiết kiệm chi phí và nhanh chóng bắt tay vào việc kinh doanh làm ăn ở địa điểm mới.